အစည်းအဝေးတစ်ခုကို ဦးဆောင်ရတယ်ဆိုတာ ထင်သလောက်မလွယ်လှပါဘူး။ အချိန်အတိုင်းအတာတစ်ခုတော့ အနည်းဆုံးပေးရပါတယ်။ ပြောမဲ့ အကြောင်းအရာတွေ ၊ အခြေအနေပေါ်လိုက်ပြီး မီးစင်ကြည့်ကရတဲ့အရာတွေ ၊ ကိုယ့်ရဲ့လက်အောက်ငယ်သားတွေအတွက် အကျိုးရှိမယ့်အရာတစ်ခုခုရသွားဖို့ အစရှိတဲ့အရာအားလုံးက Manager တစ်ယောက်ရဲ့ အတွေ့အကြုံနဲ့ လုပ်ရည်ကိုင်ရည်ပေါ်အများကြီးသက်ရောက်မှုရှိပါတယ်။ Meeting လို့ပြောလိုက်ပြီဆိုတာနဲ့ ရုံးမှာရှိတဲ့ ဝန်ထမ်းတော်တော်များများက အချိန်ကုန်တယ် ၊ အကျိုးမရှိဘူးလို့ ထင်ကြေးပေးနေတဲ့ အရာတွေ နည်းနိုင်သမျှနည်းပြီး Meeting ဦးဆောင်တဲ့အခါ အထောက်အကူဖြစ်စေမယ့် နည်းလမ်းအချို့ကို ဝေမျှပေးချင်ပါတယ်။
(၁) ပြောမယ့် Topics ကိုမမေ့ပါနဲ့။
အစည်းအဝေးတွေမှာ ဖြစ်လေ့ဖြစ်ထရှိတတ်တာတစ်ခုက ပြောမယ့် Topics ပျောက်သွားတတ်တာပါပဲ။ အဓိကပြောချင်တဲ့ အကြောင်းအရာကို ဆွေးနွေးနေရင်းနဲ့ပဲ ပြောတဲ့စကားတွေကနေ လိုရာမရောက်ဖြစ်သွားတတ်ပါတယ်။ လိုရင်းမရောက်ပဲ အချိန်တွေလည်း ကုန်သွားတတ်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် ပြောမယ့်အကြောင်းအရာချော်မထွက်ဖို့နဲ့ အဓိကဆွေးနွေးမယ့် အကြောင်းအရာပေါ်ပြန်လည် ဆွဲခေါ်ပေးဖို့လိုအပ်ပါတယ်။
(၂) လိုအပ်တဲ့သူသာခေါ်ပါ။
ဆွေးနွေးမဲ့ အကြောင်းအရာနဲ့ မသက်ဆိုင်တဲ့သူတွေကို ဗဟုသုတရစေဖို့ဆိုပြီး ရည်ရွယ်ချက်ကောင်းနဲ့ ခေါ်ပေမယ့်လည်း ဆိုးကျိုးအနေနဲ့ သူတို့ရဲ့ KPI မထိတာတွေ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ ဖြစ်ရမယ့်အချက်ကတော့ ဆွေးနွေးမယ့်အကြောင်းအရာနဲ့ သက်ဆိုင်တဲ့သူတွေပဲ ရွေးချယ်ပြီး Meeting လုပ်တာဟာ အထိရောက်ဆုံးနဲ့ အချိန်ကုန်အသက်သာဆုံးဖြစ်မှာပါ။ ဒါ့အပြင် Meeting မှာမပါဝင်ခဲ့တဲ့သူတွေ အပါအဝင် လူတိုင်းသိအောင် Meeting Notes တွေ ပြန်လည်ပြောကြားတာမျိူးကို Manager ကဖြစ်စေ ကိုယ့်ရဲ့ Team Members တွေကို ပြန်ပြောပြပေးလို့ရပါတယ်။
(၃) Agenda ပြင်ဆင်ပါ။
Agenda လို့ခေါ်တဲ့ Meeting တစ်ခုမှာ ဘာပြီးရင်ဘာလာမယ်ဆိုတဲ့ Process မရှိရင် အစရှိပြီး အဆုံးမရှိဖြစ်တတ်ပါတယ်။ Agenda တစ်ခုကိုလည်း အနားနီးမှပြင်ဆင်တာထက် Manager တစ်ယောက်အနေနဲ့ ကိုယ့်ရဲ့ Team Members တွေသိအောင်လို့ E MAIL ကတစ်ဆင့်ဖြစ်စေ ပေးပို့ပြီးအသိပေးထားရင်တော့ အကောင်းဆုံးပါပဲ။ ဒါ့အပြင် အစည်းအဝေးကို ဦးဆောင်တဲ့ Manager ကိုယ်တိုင်ကလည်း Agenda အတိုင်းအတိအကျလိုက်နာဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ ဒီလိုမှမဟုတ်ရင် အချိန်တွေသာကုန်ပြီး လုပ်ရမယ့်အလုပ်တွေပြီးသင့်သလောက်ပြီးမှာမဟုတ်ပါဘူး။
(၄) အချိန်တိကျပါ။
အပေါ်ကအချက်မှာ ပြောပြသွားခဲ့တဲ့ Agenda အတိုင်း အတိအကျစတင်ဖို့လိုပါတယ်။ တစ်ခါတစ်လေ အရေးကြီးတဲ့ ပုဂ္ဂိုလ်တစ်ယောက်နောက်ကျလို့ အစည်းအဝေးနောက်ကျတာမျိုးတွေ ဖြစ်တတ်ပါတယ်။ နောက်ဆက်တွဲအနေနဲ့ အချိန်မှီမပြီးမှာ ၊ လုပ်ရမယ့်အလုပ်တွေမပြီးတော့တဲ့ အကျိုးဆက်တွေရှိလာနိုင်ပါတယ်။ နိုင်ငံတကာစစ်တမ်းတွေအရတော့ Meeting ကို မနက် (၁၀) နာရီကနေ (၁၂) အထိဆွေးနွေးတာအကောင်းဆုံး အချိန်တစ်ခုဖြစ်တယ်လို့လည်း ဖော်ပြထားတာတွေ့ရပါတယ်။
(၅) Notes မှတ်ခိုင်းပါ။
Meeting တွေမှာပုံမှန်အားဖြင့် ပါဝင်တဲ့သူတော်တော်များများက ကိုယ်ပိုင် Notebook လေးတွေ ၊ Laptop လေးတွေယူလာပြီး Notes မှတ်တာကိုတွေ့ရတတ်ပါတယ်။ အရေးကြီးတဲ့အကြောင်းအရာတွေကို Keywords လိုက်မှတ်တဲ့သူတွေရှိသလို ၊ တစ်ခါတစ်လေ လိုက်မမှတ်ပဲ လာပြီးငိုက်နေတဲ့သူတွေ တစ်ကယ့်လက်တွေ့မှာ ကြုံကြိုက်ဖူးကြမှာပါ။ ဒီလိုအခြေအနေမျိုးတွေအတွက် အကောင်းဆုံးအဖြေတစ်ခုကတော့ Google Doc အသုံးပြုတာပါပဲ။ အကြောင်းအရာတစ်ခုကို ဦးတည်ပြီး ကိုယ့်ရဲ့ထင်မြင်ချက်အပါအဝင် အများရဲ့အထင်အမြင်လည်းတစ်ခါတည်းမြင်နိုင်မှာတဲ့အတွက် ပိုပြီးလည်း Productive ဖြစ်စေမှာပါ။
အဆုံးသတ်အနေနဲ့ပြန်လည်စစ်ဆေးရမယ့်အချက်က Agenda မှာသတ်မှတ်ထားတဲ့ အချက်တွေပါဝင်ရဲ့လား? လိုချင်တဲ့ Solution ရရဲ့လားဆိုတာပြန်သုံးသပ်ပါ။ မရသေးရင် အားလုံးပါဝင်ဆွေးနွေးပြီး အဖြေတစ်ခုရအောင်ထုတ်ဖို့လိုအပ်ပါတယ်။ လိုချင်တဲ့ ရလာဒ်တစ်ခုရဖို့ဆိုတာ Meeting ဦးဆောင်တဲ့သူအပေါ်မှာ မူတည်နေတဲ့အတွက် အပေါ်ကအချက်တွေကို သတိထားရင်း ပိုမိုကောင်းမွန်တဲ့ Managers တွေဖြစ်ကြပါစေလို့ ဆန္ဒပြုလိုက်ပါတယ်။
Content By Htet Wai Yan Lynn
