Email ဟာ ဒီနေ့ခေတ်ရဲ့ လူအသုံးအများဆုံးနဲ့ အရေးအပါဆုံး ဆက်သွယ်ရေးကြားခံ တစ်ခု ဖြစ်နေပြီလို့ပြောရင် မှားမယ်မထင်ပါဘူး။ အထက်လူကြီးကို Report တင်ဖို့ ၊ Team member တွေကို Meeting ချိန်းဖို့ ၊ အလုပ်အသစ်အတွက် CV form တင်ဖို့ စသဖြင့် Email ကို လုပ်ငန်းခွင် အတွင်းမှာကော ပြင်ပမှာပါ တွင်တွင်ကျယ်ကျယ် အသုံးပြုနေကြပါပြီ။ ဒီလိုမျိုး Email ရေးခြင်းဟာ အလုပ်အတွက် အရေးကြီးတဲ့ အစိတ်အပိုင်းတစ်ခု ဖြစ်လာတာနဲ့အမျှ Email ကို Professional ကျအောင် ရေးတတ်ဖို့က မရှိမဖြစ် လိုအပ်လာပါတယ် …
ဒါဆို Professional ကျတဲ့ Email တစ်စောင်ဖြစ်အောင် ဘယ်လိုရေးရမလဲ??Email ကို Professional ကျကျ ရေးတတ်ဖို့အတွက် အရေးပါတဲ့ နည်းလမ်းတချို့ မျှဝေပေးသွားပါ့မယ်…
ရည်ရွယ်ချက် သတ်မှတ်ပါ
Email တစ်ခုရေးတော့မယ်ဆိုရင် ပထမဆုံး Email ပို့ရတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကို ကိုယ်တိုင်သေချာ ဆုံးဖြတ်ထားဖို့ လိုအပ်ပါတယ်။ ကိုယ်ပို့လိုက်တဲ့ Email ကိုဖတ်ပြီးတာနဲ့ ဘာတွေလိုအပ်နေတယ် ၊ ဘယ်လိုလုပ်စေချင်တယ် ဆိုတာကို ရှင်းရှင်းလင်းလင်း သိစေဖို့ အတွက် ရည်ရွယ်ချက်ကို နားလည်သဘောပေါက်လွယ်အောင် ရေးသင့်ပါတယ်။ E.g. Report ကို စစ်ဆေးပေးစေချင်တယ်ဆိုရင် – Report ဟာ ဘာအတွက်ဖြစ်ကြောင်း ၊ ဘာကြောင့် ဒီ Report ကို စစ်ဆေးပေးလိုကြောင်း ၊ ဘယ်အချိန်နောက်ဆုံးထားပြီး အကြောင်းကြားစေလိုကြောင်း ပြည့်ပြည့်စုံစုံဖော်ပြလိုက်ရင် Email ဖတ်တဲ့သူလည်း နားလည်လွယ်ပြီး အလုပ်ကို မြန်မြန်ဆန်ဆန် ပြီးမြောက်စေပါတယ်။ ဒါကြောင့် Email ပို့ရတဲ့ ရည်ရွယ်ချက်ကို Subject Line မှာ စကားလုံးနည်းနည်းနဲ့ မြင်သာအောင် ရေးသားဖို့ကလည်း အရေးကြီးပါတယ် ။
အသုံးအနှုန်းတွေ သတိထားပါ
လုပ်ငန်းခွင် အတွင်း Email အသုံးပြုရတာ ဖြစ်လို့ တစ်ဖက်က Email လက်ခံမယ့်သူအပေါ်လိုက်ပြီး စကားလုံး အသုံးအနှုန်းတွေ သတိထား ရွေးချယ်သင့်ပါတယ်။ နောက်ပြီး စကားလုံး အသုံးအနှုန်းအပြင် အရေးကြီးတာက Greeting လုပ်ခြင်းပါ။ ကိုယ်နဲ့ မသိကျွမ်းသေးတဲ့သူတစ်ယောက်ကို ကိုယ်ပြောချင်တာတွေပဲ အရင်ပြောချလိုက်တာက ရိုင်းရာကျပါတယ်။ ဒါကြောင့် Email ပို့တော့မယ်ဆိုရင် အရင်ဆုံး ကိုယ်က ဘယ်သူ၊ဘယ်ဝှါ ဖြစ်ကြောင်း မိတ်ဆက်ပြီးမှ ဆက်သွယ်ရတဲ့ အကြောင်းကို ဆက်လက်ပြောဆို သင့်ပါတယ်။
လိုရင်း တိုရှင်းသာ ရေးပါ
တစ်ခါတစ်လေ Email ပို့ရမယ်သူက အလုပ်အများတဲ့ သူတွေ၊ တစ်နေ့ကို Email ပေါင်းများစွာ လက်ခံဖတ်ရှူနေ ရတဲ့ သူတွေ ဖြစ်နေနိုင်ပါတယ်။ ဒီလို အခြေအနေမျိုးမှာ ကိုယ့် Emailက လိုရင်းမရောက်ပဲ ဝေ့နေရင် ဖတ်ရတဲ့သူလည်း အချိန်ပိုကုန်ပြီး ကိုယ်တိုင်လည်း အလုပ်ကြန့်ကြာနိုင်ပါတယ်။ ဒါကြောင့် အပေါ်မှာ ပြောခဲ့သလို ရည်ရွယ်ချက်ကို သေချာသတ်မှတ်ပြီး ဆိုလိုရင်းကို သဘောပေါက်ရုံလောက်သာ လိုရင်းတိုရှင်းသာ ရေးသားပါ။
သေချာပြန်စစ်ပါ
Email တစ်စောင်လုံးကို သေချာရေးပြီးသွားပြီဆိုရင် Send မနှိပ်ခင်မှာ Emailကို တစ်ချက်ပြန် စစ်ဆေးပါ။ ဒါမှသာ စာလုံးပေါင်းမှား နေတာတွေကို ပြင်ဆင်နိုင်ပြီး အမှားကြောင့် နားလည်မှုလွဲတာမျိုး မကြုံရမှာ ဖြစ်ပါတယ်။ Grammar မှားတာတွေ စာလုံးပေါင်းမှားတာတွေကို သေချာစစ်ဆေး ပြင်ဆင်ပြီးရင်တော့ သင့်ရဲ့ Professionalကျတဲ့ Emailကို ပေးပို့နိုင်ပါပြီ။
ပိုမိုကောင်းမွန်သော အလုပ်အကိုင် အခွင့်အလမ်းများစွာ အတွက်
